Como criar e organizar etapas do funil

As etapas são a espinha dorsal do Kanban. Elas indicam onde cada card está no processo e qual deve ser o próximo movimento. Quando as etapas são mal definidas, o time até usa o quadro, mas o gestor não consegue confiar nele.

O que uma boa etapa precisa deixar claro

Uma etapa deve responder:

• O que aconteceu para o card chegar aqui?
• Quem deve agir agora?
• Qual é a próxima saída esperada?
• O card pode ficar aqui por quanto tempo?

Se a etapa não responde essas perguntas, ela provavelmente está genérica demais.

Passo a passo

1. Abra o funil que deseja configurar.
2. Acesse a área de edição ou configuração de etapas.
3. Crie as colunas na ordem real do processo.

Na tela: As etapas aparecem como colunas no quadro; revise a ordem antes de liberar para a equipe.

4. Use nomes curtos, com uma ação ou estado claro.
5. Posicione etapas de perda, cancelamento ou resolução no final.
6. Salve e teste movimentando um card por toda a sequência.

Exemplos de bons nomes

• Novo lead
• Aguardando resposta
• Proposta enviada
• Em negociação
• Aguardando pagamento
• Implantação em andamento
• Aguardando validação
• Resolvido
• Ganho
• Perdido

Nomes que costumam gerar confusão

• Ver depois
• Pendente
• Importante
• Falar com cliente
• Diversos
• Outros

Esses nomes não indicam estado real. Se você precisa deles, tente transformar em algo mais específico. Por exemplo, Pendente pode virar Aguardando cliente, Aguardando financeiro ou Aguardando suporte técnico.

Quantas etapas criar

Comece com poucas etapas. Um funil com 5 a 7 etapas costuma ser mais fácil de usar do que um funil com 15 colunas. Etapas demais aumentam a chance de erro e tornam a revisão semanal mais lenta.

Crie uma nova etapa apenas quando:

• existir uma decisão diferente;
• um responsável diferente assumir o card;
• o tempo de espera precisar ser medido separadamente;
• o gestor precisar enxergar aquele gargalo.

Como revisar etapas depois do uso real

Depois de alguns dias de operação, observe:

• etapas sempre vazias;
• etapas com cards parados por muito tempo;
• cards que pulam sempre a mesma coluna;
• agentes criando tarefas fora do processo;
• dúvidas recorrentes sobre onde colocar um card.

Esses sinais mostram que o funil precisa de ajuste.

Boas práticas

• Use uma etapa para cada estado importante do processo.
• Evite nomes subjetivos.
• Defina uma regra de entrada e saída para cada etapa.
• Documente o que fazer quando um card fica parado.
• Não mude a ordem das etapas sem avisar o time.

Checklist final

• [ ] Cada etapa tem nome claro.
• [ ] A ordem das etapas acompanha a operação real.
• [ ] Existe regra de entrada e saída.
• [ ] Etapas finais estão bem definidas.
• [ ] O time sabe onde colocar exceções.