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Use mensagens agendadas quando você precisa deixar um retorno preparado para uma data e horário específicos, sem depender de alguém lembrar manualmente depois. Esse recurso ajuda em follow-ups comerciais, confirmações, lembretes, cobranças de documentos, retornos pós-atendimento e mensagens combinadas com a pessoa atendida.
Quando usar
- Para lembrar um cliente de uma reunião, consulta, demonstração ou vencimento.
- Para fazer follow-up depois de uma proposta, orçamento ou atendimento.
- Para enviar uma mensagem fora do momento atual, mas sem montar uma campanha para muitos contatos.
- Para organizar retornos que não devem ser esquecidos na troca de turno.
- Para deixar uma ação combinada registrada antes de encerrar ou pausar a conversa.
Antes de começar
- Confirme se o contato tem telefone ou canal válido para receber a mensagem.
- Verifique se a mensagem respeita o contexto do atendimento e as permissões do canal.
- Se o envio for pelo WhatsApp fora da janela de atendimento permitida pela Meta, use um modelo aprovado quando a conta exigir.
- Revise data, horário e fuso antes de salvar.
- Evite agendar mensagens duplicadas para o mesmo cliente sem necessidade.
Como acessar
- No menu lateral da IAra, clique em Mensagens Agendadas.
Na tela: Em Mensagens Agendadas, clique em Agendar Mensagem para programar um novo envio.
- Na tela Agendamento de Mensagem, clique em Agendar Mensagem.
- Escolha o contato, canal ou caixa de entrada quando o formulário solicitar.
- Escreva a mensagem ou selecione o modelo adequado.
- Defina data e horário de envio.
- Revise o conteúdo, o destinatário e o horário.
- Salve o agendamento.
Depois de salvo, o agendamento passa a aparecer no calendário de mensagens agendadas.
Como acompanhar no calendário
A tela de mensagens agendadas mostra os agendamentos distribuídos no calendário. Use essa visão para entender o que já está programado para o dia, quais mensagens ainda dependem de envio e quais precisam de atenção.
Os principais estados são:
| Estado | O que significa | O que fazer |
|---|---|---|
| Pendente | A mensagem foi agendada e ainda não chegou ao horário de envio. | Revise se contato, texto e horário estão corretos. |
| Enviado | A IAra realizou o envio no horário programado. | Acompanhe a resposta pela conversa do cliente. |
| Falhou | O envio não foi concluído. | Verifique canal, número, modelo ou permissão de envio. |
| Falha na entrega | A mensagem saiu da IAra, mas não foi entregue ao destinatário. | Confira número, status do canal e regras do provedor. |
| Cancelado | O agendamento foi cancelado antes do envio. | Crie um novo agendamento se ainda precisar mandar a mensagem. |
Boas práticas
- Escreva mensagens com contexto: a pessoa atendida deve entender por que está recebendo aquele contato.
- Agende em horários em que a equipe possa responder caso a pessoa atendida retorne.
- Use etiquetas ou notas na conversa quando o agendamento fizer parte de um processo maior.
- Para volumes maiores de contatos, avalie se uma campanha é mais adequada.
- Revise mensagens sensíveis antes de salvar, principalmente quando envolvem preço, prazo, saúde, financeiro ou dados pessoais.
Problemas comuns
- Contato sem canal válido: atualize o telefone ou abra a conversa pelo canal correto.
- Mensagem duplicada: confira o calendário antes de criar outro agendamento.
- Envio falhou: valide se a caixa de entrada está conectada e se o canal permite aquele tipo de mensagem.
- Cliente respondeu antes do envio: cancele o agendamento se a mensagem deixou de fazer sentido.
- Mensagem fora de contexto: ajuste o texto para refletir a etapa atual do atendimento.
Checklist final
- [ ] Contato correto selecionado.
- [ ] Canal ou caixa de entrada conferido.
- [ ] Conteúdo revisado.
- [ ] Data e horário confirmados.
- [ ] Regra do WhatsApp ou modelo aprovado conferido, quando aplicável.
- [ ] Agendamento aparece como pendente no calendário.